Back-office / Todos
Pensado para responsables y equipos que viven el problema en el trabajo diario: tareas repetitivas, decisiones lentas, falta de trazabilidad o dependencia de conocimiento disperso.
Operaciones y back-office
Gestor inteligente de documentos
Ordenar, clasificar y encontrar documentos críticos.
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Problema de negocio
Ordenar, clasificar y encontrar documentos críticos.
Clasifica contratos, facturas, albaranes, certificados y expedientes, extrayendo metadatos y vencimientos.
Sobre procesos reales, no sobre una demo genérica.
Los documentos se suben o llegan por email; la solución etiqueta, archiva y permite búsqueda semántica.
Datos suficientes, criterio y validación humana.
Drive/SharePoint, email, PDFs, contratos, ERP/CRM, metadatos.
Funcionamiento
Los documentos se suben o llegan por email; la solución etiqueta, archiva y permite búsqueda semántica.
Datos y sistemas
Drive/SharePoint, email, PDFs, contratos, ERP/CRM, metadatos.
Impacto esperado
Menos pérdida de documentos, búsquedas rápidas, alertas de vencimiento.
Gobierno y control
Permisos por tipo documental; cifrado; retención.
Lectura operativa
Ordenar, clasificar y encontrar documentos críticos.
Decisión clave
Empezar por el flujo donde el valor sea visible y el riesgo controlable.
Empezar por el flujo donde el valor sea visible y el riesgo controlable.
Entrada
Documentos, correos o ficheros llegan al flujo con origen, responsable y prioridad definidos.
Lectura
La solución extrae datos relevantes y los convierte en información estructurada.
Validación
Reglas de negocio detectan duplicados, campos incompletos o incoherencias.
Revisión
Las excepciones quedan en una bandeja clara para que el equipo decida.
Salida
El resultado se exporta, registra o conecta con el sistema operativo existente.
Seguimiento del resultado
Qué vamos a medir.
Menos pérdida de documentos, búsquedas rápidas, alertas de vencimiento.
Definimos los indicadores y medimos el punto de partida antes del piloto. Los objetivos se acuerdan según tus datos, el alcance y los resultados de la prueba.
Comparar con el punto de partida
Menos tareas repetitivas y menos dependencia de seguimiento informal.
Comparar con el punto de partida
Más controles antes de que una incidencia llegue al cliente interno o externo.
Comparar con el punto de partida
Mejor lectura de estado, cuellos de botella y excepciones.
Aplicación por escenario
Dónde encaja mejor.
Clasifica contratos, facturas, albaranes, certificados y expedientes, extrayendo metadatos y vencimientos.
| Escenario | Primer alcance | Señal de éxito | Riesgo a controlar |
|---|---|---|---|
| Proceso frecuente con alto volumen | Primer alcance acotado sobre el flujo más repetible y con datos disponibles. | Menos tiempo operativo y menos excepciones manuales. | Automatizar decisiones que todavía no tienen reglas claras. |
| Equipo con información dispersa | Unificar fuentes, criterios y bandejas de revisión antes de escalar. | Más visibilidad para responsables y menos dependencia de conocimiento informal. | No respetar permisos, responsables o versionado de datos. |
| Decisión que necesita trazabilidad | Registrar evidencia, recomendación, validación humana y resultado. | Decisiones más rápidas sin perder control ni explicabilidad. | Confundir recomendación asistida con decisión automática. |
Uso con contexto
Los documentos se suben o llegan por email; la solución etiqueta, archiva y permite búsqueda semántica.
Datos suficientes
Drive/SharePoint, email, PDFs, contratos, ERP/CRM, metadatos.
Revisión humana
Permisos por tipo documental; cifrado; retención.
Proyecto con alcance definido
Lo bastante acotado para empezar. Lo bastante concreto para medir.
MVP
Taxonomía documental + extracción de 5-10 campos + buscador.
KPIs
Tiempo búsqueda; documentos clasificados; vencimientos detectados; errores de archivo.
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